1. El Comité de Auditoría del Directorio de la Empresa Puertos de Talcahuano ha aprobado el siguiente procedimiento para recibir, aceptar, investigar y actuar en caso de denuncias y dudas de Empleados, Clientes, Proveedores y Terceros Anónimos. Asimismo, este Comité deberá aprobar las futuras modificaciones y actualizaciones requeridas en este procedimiento.
2. A discreción del Comité de Auditoría, la labor de estos procedimientos podrá delegarse en todo o en parte, a uno o más miembros del mismo, o a un miembro de la Auditoría Interna de la Empresa. El Comité de Auditoría debe adoptar su propia decisión tanto respecto de la preselección como de la selección de las personas que la Empresa emplee o contrate para recibir y/o investigar las Denuncias que contempla este procedimiento.
1. El Secretario del Comité de Auditoría, cualquier miembro del Comité de Auditoría o cualquier miembro de Auditoría Interna especialmente delegado al efecto (en adelante cualquiera de los anteriores denominado el “Delegado”) y/o el Presidente del Comité de Auditoría, estarán facultados para recibir y procurar el inicio de la investigación de las Denuncias. Estas Denuncias siempre deben ser dadas a conocer al Presidente tan pronto se reciban, y se dará cuenta de las mismas en la siguiente sesión que realice el Comité de Auditoría. En esta calidad y para dar inicio al proceso de investigación, estos Delegados y/o el Presidente actúan bajo la autoridad del Comité de Auditoría.
2. Se podrá formular Denuncias de la siguiente manera:
a) Las denuncias deberán contener los siguientes elementos:
b) La formulación de las denuncias se realizará:
3. Cualquiera de los sistemas de correspondencia dirigida a la Empresa conteniendo una Denuncia, debe indicar claramente que se trata de un asunto que debe ser sometido con urgencia al Comité de Auditoría.
4. Frente a una Denuncia, el Presidente del Comité de Auditoría podrá:
5. El Secretario del Comité de Auditoría deberá mantener un formulario escrito (el “Formulario”) de las Denuncias que se le entreguen a un Delegado, en la forma que se establece más abajo. En este Formulario se deberá resumir cada una de las Denuncias recibidas conteniendo, entre otros, lo siguiente:
El Secretario deberá distribuir una actualización de este formulario escrito, destacando los últimos avances en la investigación, al Presidente del Comité de Auditoría (y si el Presidente así lo instruyera, al Comité de Auditoría en pleno) antes de cualquier sesión del mismo.
1. Presentados por códigos: Empleados (E); Proveedor (P); Directores (D); Otros (O).
2. Denunciados (D): En investigación (I); Desechado (X).
6. En un plazo no superior a los tres días hábiles de recibir una Denuncia, el Delegado deberá evaluar si ésta constituye una Denuncia crítica o no. Si el Delegado determina que se trata de una Denuncia crítica, éste deberá investigarla en un plazo no mayor a siete días hábiles e informar el resultado de su investigación por escrito al Comité de Auditoría (un “Informe de Investigación”).
De no considerarla una Denuncia crítica bajo este Procedimiento se dará cuenta de su opinión en la siguiente sesión del Comité de Auditoría quien decidirá finalmente si debe o no darse curso a una investigación.
Los informes de investigación se deberán preparar con un razonable detalle y con una relación clara de hechos, entregándose en cada sesión una copia del mismo en conjunto con el Formulario. Estos Informes de Investigación, entre otros, deberán describir:
I. El tipo de Denuncia,
II. Las medidas adoptadas para investigarla;
III. Cualquier resultado documentado, y
IV. Las medidas correctivas que se puedan recomendar, en su caso.
El Delegado a cargo podrá previa aprobación del Presidente del Comité de Auditoría, contratar auditores externos, asesores u otros peritos para que le ayuden a investigar y analizar los resultados.
Todas las investigaciones deberán hacerse confidencialmente de tal manera que sólo se divulgue la información necesaria para facilitar la revisión de los documentos investigados o lo que exija la ley.
El Delegado (o quienes éste designe para una o más funciones) podrá, si lo estimará razonable y necesario, exigir la ayuda del Auditor Interno, del Gerente de Finanzas o de cualquier ejecutivo u otro empleado de la Empresa para investigar o resolver cualquier Denuncia.
7. En el caso que una Denuncia involucre o implique directa o indirectamente al Delegado a cargo de la Denuncia y/o al Secretario, cualquiera de éstos deberá recusarse oportunamente de la investigación (y de la preparación del Formulario si fuere aplicable), informando de tal situación por escrito al Presidente o al Comité de Auditoría. Con posterioridad, el Comité de Auditoría deberá nombrar oportunamente a otro Delegado imparcial para que investiguen la Denuncia.
8. El Comité de Auditoría deberá revisar el Expediente y cualquier Informe de Investigación presentados por el Delegado. El Comité de Auditoría estará facultado para instruir a la Empresa que adopte cualquier medida correctiva en respuesta a una determinada Denuncia. El Comité de Auditoría podrá, a su discreción, consultar a cualquier miembro de la gerencia de la Empresa o a cualquier tercero que pueda tener los conocimientos especializados apropiados para que le ayude a evaluar la Denuncia.
9. En este sentido, al inicio o en cualquier momento de una investigación de Denuncia, el Comité de Auditoría podrá determinar que sea el propio comité, y no el Delegado, quien debiera hacerse cargo de la investigación de cualquier Denuncia.
Siempre el Comité de Auditoría podrá determinar oportunamente qué asistencia profesional, en su caso requiere para efectuar la investigación. El Comité de Auditoría podrá, a su discreción, contratar auditores, asesores y otros peritos externos que le ayuden a investigar cualquier Denuncia y analizar sus resultados; costos que se imputarán al monto del presupuesto estimado por la Empresa para el Comité de Auditoría. El presente número de este procedimiento no debe entenderse como una autorización que para que un Delegado retrase el inicio de cualquier investigación de una Denuncia hasta la próxima sesión del Comité de Auditoría.
Consistentemente con las políticas de la Empresa, ni el Comité de Auditoría, ni un Delegado, ni cualquier miembro de la gerencia podrán tomar represalias o tratar de tomar represalias; ni permitir que cualquier otra persona o grupo de personas tome represalias o intente tomar represalias; directa o indirectamente, contra cualquier persona que de buena fe formule una Denuncia. La misma protección tendrá cualquier persona que ayude al Comité de Auditoría, al Delegado, a la gerencia de la Empresa o a cualquier otra persona o grupo de personas (incluyendo especialmente cualquier organismo gubernamental, fiscalizador, judicial o policial) que esté investigando o de cualquier otra manera conozca y esté ayudando a resolver cualquier Denuncia.
Los denunciantes podrán formular Denuncias usando los procedimientos que se describen en la Sección B de una manera confidencial y anónima.
Todas las Denuncias recibidas serán tratadas confidencial o anónimamente según corresponda en la medida que ello sea razonable y posible, bajo las circunstancias.
El Delegado y/o el Comité de Auditoría deberán mantener bajo estricta confidencialidad durante siete años todos los antecedentes relacionados con cualquier Denuncia e investigación y solución de la misma. Todos esos antecedentes son confidenciales y están protegidos por la doctrina del secreto profesional.
La Empresa deberá disponer que se comuniquen por escrito estos procedimientos a todos los empleados y que adicionalmente estos sean informados en el sitio Web de la Empresa (www.puertotalcahuano.cl).
