Las denuncias pueden ser efectuadas por el denunciante a través de los siguientes
canales formales:
En el caso de las denuncias realizadas a través del sitio web de EPTSV, de manera automática se generará para el denunciante un correo de respuesta de ingreso de su denuncia, el cual
identificará un número de atención y un link en el cual podrá, en cualquier momento, efectuar el seguimiento de su denuncia hasta su resolución.
En el sitio web de EPTSV se debe especificar que el denunciante debe proveer un correo electrónico válido, con el objetivo de hacer el seguimiento de la denuncia.
Para las denuncias recibidas mediante correo postal o Email, El Sujeto Responsable hará el ingreso a la plataforma digital de la denuncia recepcionada y se generará el número de atención y link de seguimiento, el cual deberá ser informado al correo electrónico o dirección postal que informe el denunciante.
2.1 Revisión de la Denuncia
El Sujeto Responsable, deberá revisar que la denuncia contenga como mínimo los siguientes antecedentes:
Una vez verificados estos antecedentes, en caso de que la denuncia carezca de ellos o no sea posible su entendimiento, el Sujeto Responsable podrá tomar contacto con el
denunciante para solicitar la complementación de antecedentes.
2.2 Comunicación de la Denuncia
El Sujeto Responsable deberá comunicar de manera inmediata la denuncia recibida al presidente del Comité de Auditoría y Riesgos, entregando una copia de la denuncia y en un plazo no superior a tres días hábiles de recibida la denuncia deberá evaluar si esta constituye una Denuncia Crítica o no. Cuando se reciba, investigue o resuelva una denuncia se deberá hacer el seguimiento en la reunión de Directorio de EPSV, siempre resguardando el proceso de investigación
2.3 Investigación de la Denuncia
Si el Sujeto Responsable determina que se trata de una denuncia crítica, éste deberá investigarla en un plazo no mayor a siete días hábiles e informar el resultado de su investigación por escrito al Comité de Auditoría y Riesgos y al Directorio, a través de un Informe que debe contener a lo menos la individualización del investigador responsable y/o Sujeto Responsable, según corresponda, detalle de la denuncia, diligencias investigativas realizadas, los antecedentes recabados, para ellos se deberá identificar de manera clara las fuentes, contenidos, entrevistas u otros, análisis de caso, exponiendo de manera clara los hechos denunciados y los hechos acreditados, las conclusiones preliminares y la propuesta de acciones o medidas disciplinarias recomendadas. Cuando así lo amerite también deberá establecer los pasos a seguir en caso de denuncia a la justicia.
En caso de tratarse de denuncias no críticas, el Sujeto Responsable deberá investigarlas en un plazo no mayor a 15 días hábiles para presentar su informe por escrito al Comité de Auditoría y Riesgos y a Directorio.
La investigación deberá ser desarrollada por el Sujeto Responsable, quien podrá apoyarse por el Auditor Interno de EPTSV y el Asesor Legal de EPTSV, cuando el estime conveniente.
Cuando las medidas necesarias adoptar, esté fuera del ámbito de acción del Sujeto Responsable, éste deberá comunicarlas de manera inmediata al Comité de Auditoría y Riesgos y al Directorio para su evaluación y aprobación de medidas, acciones y/o sanciones según el mérito de la denuncia recepcionada.
Se deberá generar un expediente de investigación con todos los antecedentes, este expediente deberá tener como identificador el número de atención de la denuncia y quedar respaldado en un sistema digital bajo la administración del Sujeto Responsable de EPTSV.
2.4 Registro de Denuncias
El Sujeto Responsable llevará un registro de las Denuncias recibidas, investigadas y resueltas.
El Registro deberá contener a lo menos los siguientes antecedentes:
2.5 Lecciones Aprendidas
El Sujeto Responsable, de manera anual realizará una revisión de todas las denuncias recibidas, investigadas y resueltas, con el objetivo de identificar lecciones aprendidas y mejoras en los procesos de control y seguimiento del Modelo de Prevención de Delitos.
Los resultados de las lecciones aprendidas serán comunicados a la organización en el marco de la prevención y aprendizaje continuo.
Las lecciones aprendidas serán almacenadas en un sistema de resguardo y acceso expedito en caso de necesitar hacer consultas en casos similares. El sistema será administrado por el Sujeto Responsable.
Las lecciones aprendidas en ningún caso expondrá al denunciante en particular y deberán cautelar que no se generen represalias en ningún sentido al interior de la organización.
Todas las investigaciones deberán hacerse confidencialmente de tal manera que sólo se divulgue la información necesaria para facilitar la revisión de los documentos investigados o lo que exija la ley.
Se deberá resguardar la identidad del denunciante, así como la del denunciado u otros involucrados. Además, se deberá cautelar la confidencialidad de la información proporcionada por cada una de las partes y/o recabada en el contexto de la investigación.
En el caso de la información, a esta se podrá acceder de manera única en función de su necesidad para el correcto desarrollo de la investigación.
Cuando un denunciante, acuse represalias, estas deberás ser investigadas y gestionarse de manera diligente y acelerada su investigación, con la finalidad de interrumpir sus efectos y perjuicios, cuando corresponda.
El Procedimiento Canal de Denuncias, tendrá vigencia inmediata desde su publicación oficial por EPTSV y será controlado a partir de su entrada en vigor por el Sujeto Responsable asignado y definido en Acta de Directorio.
